Kogo dotyczy styczeń 2027

KSeF obowiązuje duże firmy od 1 lutego 2026 roku, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 roku. Wyjątek dostali podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Do 31 grudnia 2026 roku mogą wystawiać faktury tak jak dotąd, poza systemem, na podstawie art. 145m ustawy o VAT. Limit liczy się według faktur wystawionych w danym miesiącu, więc wystarczy jeden miesiąc z większą sprzedażą fakturową, żeby wyjątek przestał działać wcześniej.

To typowa sytuacja małego sklepu, który sprzedaje głównie klientom indywidualnym, a faktury wystawia tylko kilku firmom w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 roku każda faktura dla firmy musi powstać w KSeF, także w takim sklepie.

Odbierać faktury przez KSeF musi każdy podatnik już od 1 lutego 2026 roku. Jeśli Twoi dostawcy wystawiają faktury w systemie, to właśnie tam są ich oryginały, niezależnie od tego, czy sam korzystasz już z wyjątku.

Paragony, faktury dla konsumentów i faktury dla firm

Paragon z kasy fiskalnej nie trafia do KSeF i to się nie zmienia. Faktury dla konsumentów, czyli osób, które nie kupują na firmę, mogą być wystawiane poza KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT. Wystawienie ich w systemie jest dobrowolne, a konsument i tak dostaje fakturę mailem albo na papierze, bo do KSeF nie ma dostępu.

Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Sklep może wystawić firmie fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP, a paragon z NIP na kwotę do 450 zł jest sam w sobie fakturą uproszczoną. Faktury wystawiane przy użyciu kasy fiskalnej mają osobne odroczenie do końca 2026 roku w art. 145n. Z brzmienia tego przepisu wynika, że faktura z programu do fakturowania, a nie z kasy, z odroczenia nie korzysta, więc w sklepie, który nie mieści się w limicie 10 000 zł, powinna trafiać do KSeF już teraz. Jeśli nie masz pewności, czy Twoje faktury powstają w kasie, czy w programie, zapytaj księgową, bo od tego zależy, który termin Cię dotyczy.

Jak faktura ze sklepu CS-Cart trafia do KSeF

Sam CS-Cart nie łączy się z KSeF i nie musi. W praktyce fakturę wystawia program do fakturowania, który ma własne połączenie z systemem Ministerstwa Finansów, a sklep przekazuje mu dane zamówienia. Dzięki temu nikt nie przepisuje NIP-u, adresu i pozycji z zamówienia, a numer KSeF wraca do sklepu albo jest widoczny w programie.

Dla CS-Carta i Multi-Vendor prowadzimy dwie takie integracje. Dodatek do Fakturowni (InvoiceOcean) wystawia faktury w Fakturowni prosto z zamówień, a do KSeF wysyła je Fakturownia na koncie, na którym włączono tę funkcję. Dodatek do iFirmy wystawia fakturę w iFirmie i może od razu wysłać ją do KSeF, a numer KSeF pokazuje przy zamówieniu w panelu sklepu.

Połączenie programu do faktur z KSeF właściciel firmy konfiguruje raz, w samym programie. Wymaga to uwierzytelnienia w KSeF, na przykład podpisem elektronicznym, dlatego robi to właściciel albo osoba, której nadał uprawnienia. Integracja ze sklepem się przy tym nie zmienia.

Tokeny, certyfikaty i kary

Programy do faktur i integracje logują się do KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF. Według obowiązującego rozporządzenia tokeny działają do 31 grudnia 2026 roku, a później zostają tylko certyfikaty. Ministerstwo Finansów przygotowało projekt, który zostawia tokeny na dłużej, ale na 6 listopada 2026 roku nie jest on podpisany. Jeśli Twój program albo integracja łączy się z KSeF tokenem, sprawdź u dostawcy, czy po Nowym Roku przejdzie na certyfikat, i nie odkładaj tego na ostatni tydzień grudnia.

Kary za błędy w stosowaniu KSeF mają według obecnych przepisów obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Sejm pracuje nad ustawą, która przesuwa je na 1 stycznia 2028 roku, ale do jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw obowiązuje termin styczniowy. Projekt odracza tylko kary, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostawia bez zmian. Rozsądniej jest więc przygotować sklep na 1 stycznia 2027 roku, niż czekać na koniec prac w parlamencie.

Co zrobić przed 31 grudnia

  1. Sprawdź z księgową, czy korzystasz z wyjątku do 10 000 zł i czy Twoje faktury dla firm powstają w kasie, czy w programie do fakturowania.
  2. Wybierz program do faktur z połączeniem z KSeF i podłącz w nim swoją firmę, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
  3. Połącz sklep z programem, żeby faktury dla firm powstawały z zamówień bez przepisywania.
  4. Wystaw kilka faktur testowych przed końcem roku, sprawdź, czy dostały numer KSeF, i ustal, kto w firmie reaguje, gdy wysyłka się nie uda.
  5. Upewnij się, że ktoś odbiera faktury zakupowe z KSeF, bo od lutego 2026 roku to tam trafiają faktury od dostawców.

Jeśli Twój sklep działa na CS-Carcie albo Multi-Vendor, pomożemy dobrać i skonfigurować integrację, a przy starym programie firmowym, który nie umie wysłać faktury do KSeF, dobudujemy most opisany na stronie modernizacji starego oprogramowania. Przepisy podatkowe w Twojej sytuacji zawsze potwierdź z księgową, bo nie udzielamy porad podatkowych.