Intrastat w sklepie internetowym, czyli obowiązek, który przychodzi z magazynem

Skąd w ogóle bierze się Intrastat

Kiedy zniknęły granice celne wewnątrz Unii, zniknęły także zgłoszenia celne, a wraz z nimi źródło danych o tym, ile towaru przepływa między krajami członkowskimi. Statystyka handlu potrzebowała nowego źródła, więc obowiązek raportowania przeniesiono na same firmy. Intrastat jest właśnie tym: miesięcznym sprawozdaniem o fizycznym przemieszczeniu towarów między państwami Unii, składanym przez podmiot, który to przemieszczenie powoduje.

Warto od razu zapamiętać jedno rozróżnienie, bo z niego bierze się większość nieporozumień. Intrastat nie jest deklaracją podatkową i nie ma nic wspólnego z tym, ile podatku zapłacisz. To sprawozdanie statystyczne, opisujące ruch towaru, a nie rozliczenie transakcji. Dlatego trafiają do niego pozycje, których w rozliczeniu VAT byś nie szukał, na przykład przesunięcie własnego towaru do własnego magazynu w innym kraju, gdzie nie ma sprzedaży, nie ma faktury i nie ma kontrahenta, a mimo to towar przekroczył granicę.

Kiedy sklep internetowy wpada w ten obowiązek

Dopóki wysyłasz paczki z jednego magazynu w kraju swojej siedziby, temat zwykle Cię nie dotyczy bezpośrednio, a przynajmniej nie w tych krajach, do których wysyłasz. Sytuacja zmienia się w momencie, w którym towar zaczyna leżeć za granicą. Magazyn w Niemczech pod obsługę rynku niemieckojęzycznego, centrum logistyczne we Francji, korzystanie z magazynów operatora, który sam przerzuca zapasy między krajami: każdy z tych scenariuszy sprawia, że stajesz się podmiotem wysyłającym towar z tamtego kraju, a nie tylko sprzedawcą, który do niego wysyła.

Obowiązek jest związany z rejestracją do VAT w danym kraju i z progiem, który ten kraj ogłasza. Progi są krajowe, ustalane osobno dla przywozu i dla wywozu, i zmieniają się z roku na rok, więc jedyna sensowna rada brzmi: sprawdź aktualną wartość u administracji tego państwa, w którym masz rejestrację, zamiast opierać się na kwocie zasłyszanej dwa lata temu. Zasada działania progu jest za to stała. Przekroczenie w trakcie roku uruchamia obowiązek od miesiąca, w którym do niego doszło, i zwykle utrzymuje go także na rok następny. Nie jest to więc obowiązek jednorazowy, tylko stan, w który się wchodzi i z którego wychodzi się formalnie, po spadku obrotów poniżej progu.

Dochodzi do tego pułapka czysto psychologiczna. Próg liczy się od wartości przemieszczonego towaru, a nie od zysku ani od liczby zamówień. Sklep z niskomarżowym, ciężkim asortymentem przekracza go dużo szybciej, niż wynikałoby to z jego wyniku finansowego, i zwykle dowiaduje się o tym z pisma, a nie z własnych wyliczeń.

W którym kraju składasz deklarację

To pytanie, na którym najczęściej się potykamy w rozmowach z klientami. Deklarację składa się w tym kraju, z którego towar wyjeżdża, przy zgłoszeniu wywozu, oraz w tym, do którego przyjeżdża, przy zgłoszeniu przywozu, przy czym po każdej ze stron robi to podmiot tam zarejestrowany. Polski sklep wysyłający paczki z Polski do klientów w Niemczech raportuje więc wywóz w Polsce. Ten sam sklep, jeśli utrzymuje magazyn pod Berlinem i wysyła z niego towar do Austrii czy Holandii, jest po stronie niemieckiej podmiotem wysyłającym i tam składa niemiecką deklarację wysyłkową.

Praktyczna konsekwencja jest taka, że jedna firma może mieć równolegle kilka obowiązków w kilku krajach, każdy z własnym terminem, własnym formatem pliku i własną administracją po drugiej stronie. Niemiecka Versendung, francuskie EMEBI, które do niedawna nazywało się DEB, i hiszpańska exportación to trzy różne procedury, a nie trzy nazwy tego samego. Różnią się nie tylko sposobem złożenia, ale też tym, jak zaokrągla się masę i wartość oraz jakie pola są obowiązkowe.

Czego deklaracja wymaga od Twojego katalogu

Sama deklaracja jest zestawieniem pozycji, a każda pozycja opisuje towar w sposób, w jaki sklepy internetowe zwykle towaru nie opisują. Potrzebny jest ośmiocyfrowy kod towarowy CN, czyli klasyfikacja z nomenklatury scalonej, kraj pochodzenia towaru rozumiany jako miejsce jego wytworzenia, a nie miejsce, z którego go wysyłasz, masa netto w kilogramach, wartość statystyczna oraz kod opisujący rodzaj transakcji i kraj przeznaczenia.

Tu leży prawdziwy koszt Intrastatu. Kod CN i kraj pochodzenia nie są danymi sprzedażowymi, więc w typowym katalogu ich nie ma, albo są w polu opisowym, wpisane różnie przez różne osoby przez ostatnie cztery lata. Masa bywa uzupełniona wybiórczo, bo służyła wyłącznie do liczenia kosztu przesyłki i przy produktach odbieranych osobiście nikomu nie przeszkadzała. Zebranie tego dla kilkuset indeksów jest pracą jednorazową i skończoną, ale trzeba ją wykonać raz porządnie, bo od jakości tych pól zależy każda kolejna deklaracja.

Drugą częścią układanki jest rozdzielenie transakcji. Do Intrastatu wchodzi przemieszczenie towaru, więc liczy się także sprzedaż do konsumentów, nie tylko do firm, ale rodzaj transakcji bywa raportowany inaczej, a numer VAT kontrahenta jest jedynym sygnałem, po którym system może je rozróżnić automatycznie. Osobnego traktowania wymagają też zwroty, które w miesiącu ich przyjęcia zmniejszają raportowaną wartość, oraz próbki i towary wysyłane bezpłatnie, które mimo braku faktury nadal są przemieszczeniem.

Gdzie ten proces zwykle się psuje

Miesięczny obieg wygląda niewinnie: zebrać zamówienia z minionego okresu, przypisać im klasyfikację, zsumować wartości i masę, zbudować plik i złożyć go w terminie, który w większości krajów wypada w pierwszej połowie następnego miesiąca. W praktyce psuje się w trzech miejscach.

Pierwsze to zmiany w katalogu. Zestawienie budowane pod koniec miesiąca sięga do danych produktu, ale produkt mógł od tamtej pory zmienić kod CN, zmienić wagę albo zostać usunięty razem z całą kolekcją sprzed sezonu. Deklaracja za miniony okres zaczyna wtedy pokazywać wartości, których nie da się uzgodnić z niczym, a przy korekcie sprzed kilku miesięcy nie ma już do czego wrócić. Rozwiązaniem jest zapisywanie klasyfikacji w chwili zamówienia, tak żeby dokument opisywał stan z dnia transakcji, a nie stan katalogu z dnia generowania pliku.

Drugie to format. Każda administracja oczekuje innego pliku i inaczej reaguje na drobne odstępstwa. Niemcy i Francja przyjmują XML w modelu INSTAT, ale francuska usługa DEBWEB2 ma własny wariant i własne reguły zaokrągleń, na przykład masy w pełnych kilogramach i kwoty w pełnych euro. Hiszpański AEAT przyjmuje płaski plik CSV i nie publikuje schematu, którym dałoby się go wcześniej sprawdzić, więc błąd w liczbie kolumn wychodzi dopiero przy imporcie, zwykle w dniu terminu.

Trzecie to sam termin. Deklaracja jest comiesięczna i nie znika, kiedy w firmie jest gorący okres, urlop albo migracja sklepu. Jeżeli przygotowanie pliku wymaga za każdym razem ręcznego zestawienia w arkuszu, to prędzej czy później któryś miesiąc zostanie złożony po czasie albo z danymi, których nikt nie zdążył sprawdzić.

Jak zdjąć to z głowy

Kolejność, która sprawdza się w praktyce, jest odwrotna do intuicyjnej. Zacznij nie od pliku, tylko od danych. Ustal, w których krajach naprawdę masz obowiązek, i potwierdź to z księgowością albo doradcą, bo od tego zależy wszystko dalej. Potem uzupełnij katalog: kod CN, kraj pochodzenia i masę dla wszystkiego, co realnie się sprzedaje. Dopiero mając to, zajmij się automatyzacją zestawienia, bo generator karmiony niekompletnymi danymi tylko szybciej wyprodukuje niepoprawną deklarację.

Sam mechanizm generowania warto zamknąć w sklepie, a nie w arkuszu obok niego. Nasz moduł Intrastat dla PrestaShop robi dokładnie to: czyta kod CN8, kraj pochodzenia i masę z cech produktu, zapisuje klasyfikację w chwili zamówienia, buduje plik w formacie właściwym dla Niemiec, Francji lub Hiszpanii i sprawdza go schematem tam, gdzie administracja taki schemat udostępnia. Zadanie cykliczne przygotowuje deklarację za poprzedni miesiąc i wysyła ją mailem, więc termin przestaje zależeć od tego, czy ktoś o nim pamiętał.

Jeżeli prowadzisz sklep na innej platformie albo Twój przypadek jest bardziej złożony niż jeden magazyn i jeden kraj, napisz do nas. Zaczynamy zwykle od ustalenia, gdzie leży obowiązek i w jakim stanie są dane o towarze, bo to ta część decyduje o tym, ile pracy zostanie do zrobienia.

Ten tekst opisuje mechanikę obowiązku i sposób przygotowania danych. Nie jest poradą podatkową ani prawną, a progi i szczegółowe wymogi ustala każde państwo osobno i zmienia je z roku na rok, więc zakres własnych obowiązków potwierdź u swojego doradcy albo w administracji kraju, w którym jesteś zarejestrowany.